✨ Fiche d'Aide à la Décision

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

**3.1. Contexte et Hypothèses**

Le processus d'achat du client est complexe et implique plusieurs types d'achats, notamment des projets, des achats génériques société et des achats mutualisés multi-projet. Les besoins des projets sont anticipés ou constatés et les achats sont effectués au niveau de chaque projet. Le contrôle et la réception de la livraison sont effectués avec des photos du colis non ouvert et ouvert, et des instructions d'incoming sont données par le chef de projet. **Hypothèses**

* Les besoins des projets sont anticipés ou constatés. * Les achats sont effectués au niveau de chaque projet. * Le contrôle et la réception de la livraison sont effectués avec des photos du colis non ouvert et ouvert. * Les instructions d'incoming sont données par le chef de projet. * Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle. **Difficultés**

* Pas de document d'entrée en stock. * Difficulté pour le chef de projet pour contrôler et réceptionner les livraisons. **Objectifs**

* Mettre en place un flux d'approbation formalisé. * Suivre la confirmation de commande fournisseur. * Date de livraison renseignée dans le système. * Intégration des coûts de transport lié à la commande. * Pas d'inspection systématique à la réception. * Chaque colis reçu est pris en photo. * Lorsqu'un colis arrive, il n'est pas toujours clair à qui il est destiné. * Le Chef de Projet (CP) donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi. * L'ingénieur ou le CP discute directement avec le fournisseur en cas de non-conformité. * Facture non payée tant que la non-conformité n'est pas résolue. * Certains fournisseurs demandent des acomptes. * À la réception, l'atelier scanne les documents avec la pièce pour assurer la traçabilité. * Toutes les pièces VOL sont livrées avec des certificats.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

**Principales règles de gestion**

- La pièce ne peut être marquée "réceptionnée" que **après validation qualité (incoming inspection)**. - Toute pièce ALM DES doit être étiquetée avec : numéro de projet, référence article, et numéro de série unique généré par le système. - Les pièces standards (STC, COT) sont stockées dans le "stock général", tandis que les pièces projet vont dans un emplacement dédié au projet. - La sur-réception (ex. 5 pièces reçues pour un besoin de 2) génère automatiquement un surplus affecté au stock projet ou général selon la codification. - Chaque colis reçu est pris en photo et scanné avec la pièce pour assurer la traçabilité.

3.4. Documents et statistiques

**Processus : Planification**

**3.4. Documents et statistiques**

* **Demandes d'achat** :
+ Les demandes d'achat sont générées à partir des besoins des projets. + Les besoins sont anticipés ou constatés et sont traités à niveau de chaque projet. + Les demandes d'achat sont liées à un projet spécifique. * **Commandes** :
+ Les commandes sont créées à partir des demandes d'achat. + Les commandes sont liées à un projet spécifique. + Les commandes comportent des informations sur la quantité, le rattachement à la commande et le contrôle qualité. * **Réception** :
+ Les réceptions sont créées à partir des commandes. + Les réceptions comportent des informations sur la quantité, le rattachement à la commande et le contrôle qualité. + Les réceptions sont validées par le responsable qualité. * **Contrôle qualité** :
+ Le contrôle qualité est effectué à la réception. + Le contrôle qualité est validé par le responsable qualité. + Le contrôle qualité peut être léger ou approfondi. * **Facturation** :
+ La facturation est liée à la réception. + La facturation est validée après résolution de toute non-conformité.

3.5. Volume des données

**Planification**

* **Volume des données**
+ La quantité de données à traiter varie en fonction du type d'achat et de la complexité du projet. + Les besoins projet peuvent comporter des composants ou des licences, tandis que les besoins hors projet concernent des équipements de bureau. + Les commandes peuvent être liées à des projets spécifiques, ce qui nécessite un suivi précis des quantités et des dates. + La gestion des Incoterms et des plannings fournisseurs et transporteurs est également importante pour assurer la livraison à temps. + Les certificats de qualité doivent être pris en compte pour les pièces VOL. * **Gestion des données**
+ Les données sont stockées dans des tableaux de bord adaptés au profil de l'utilisateur. + Les informations pertinentes peuvent être exportées facilement dans Excel. + Les documents de contrôle qualité et de réception sont créés et validés par le responsable qualité. + Les lignes budget permettent de remonter le coût budgété ou le montant des commandes. + Les photos des colis reçus sont prises pour assurer la traçabilité. * **Suivi des commandes**
+ Le suivi de la confirmation de commande fournisseur est souhaité. + La date de livraison doit être renseignée dans le système. + L'intégration des coûts de transport liés à la commande est également souhaitée. + Les contrôles qualité légers ou approfondis doivent être effectués avant la validation de la réception.

3.6. Écarts critiques et interfaces

## Analyse des Écarts Critiques

Voici les 5 écarts les plus critiques qui ne seront pas couverts par une solution ERP standard et qui nécessiteront un développement spécifique ou une attention particulière :

**1. Processus de réception des pièces amélioré**

* Titre : "Réception des pièces améliorée"
* Description : La solution ERP actuelle ne permet pas de contrôler et de réceptionner les pièces de manière efficace, avec des photos du colis non ouvert et ouvert, et des instructions d'"incoming" données par le chef de projet. * Recommandation : Développer un module de réception des pièces qui permet de prendre en compte les photos du colis, les instructions d'"incoming" et les contrôles qualité nécessaires. Il faudra également intégrer la possibilité de créer un document de réception possible en 1 clic pour transmettre les informations au magasin. **2. Gestion des certificats de qualité**

* Titre : "Gestion des certificats de qualité"
* Description : La solution ERP actuelle ne permet pas de gérer les certificats de qualité pour les pièces, ce qui est essentiel pour la Qualité Contrôle. * Recommandation : Développer un module de gestion des certificats de qualité qui permet de stocker et de gérer les certificats pour les pièces, ainsi que de les lier aux projets et aux fournisseurs. **3. Gestion des petites commandes avec chaîne d'approbation flexible**

* Titre : "Gestion des petites commandes avec chaîne d'approbation flexible"
* Description : La solution ERP actuelle ne permet pas de gérer les petites commandes avec une chaîne d'approbation flexible qui dépend du seuil, de l'approbation par un groupe d'approbateurs et du critère "achat dans budget ou pas". * Recommandation : Développer un module de gestion des petites commandes qui permet de prendre en compte les différents critères d'approbation et de créer une chaîne d'approbation flexible. **4. Gestion des incoterm et des dates d'expédition**

* Titre : "Gestion des incoterm et des dates d'expédition"
* Description : La solution ERP actuelle ne permet pas de gérer les incoterm et les dates d'expédition pour les commandes. * Recommandation : Développer un module de gestion des incoterm et des dates d'expédition qui permet de stocker et de gérer les incoterm et les dates d'expédition pour les commandes, ainsi que de les lier aux projets et aux fournisseurs. **5. Gestion des contrôles qualité et blocage des livraisons**

* Titre : "Gestion des contrôles qualité et blocage des livraisons"
* Description : La solution ERP actuelle ne permet pas de gérer les contrôles qualité et de bloquer les livraisons si nécessaire. * Recommandation : Développer un module de gestion des contrôles qualité qui permet de stocker et de gérer les contrôles qualité pour les pièces, ainsi que de les lier aux projets et aux fournisseurs. Il faudra également intégrer la possibilité de bloquer les livraisons si les contrôles qualité ne sont pas satisfaisants.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

**4.1. Contexte et Hypothèses**

La situation actuelle du processus de traitement d'une livraison directe est caractérisée par des contrôles qualité non systématiques, des inspections manuelles et des difficultés pour le chef de projet pour contrôler les pièces reçues. Les points critiques sont les suivants :

* Pas de document d'entrée en stock
* Difficulté pour le chef de projet pour contrôler les pièces reçues
* Pas de suivi des lead times fournisseurs
* Pas de prise en compte des différents plannings (fournisseur, transport, etc.)

Les attentes client sont les suivantes :

* Mise en place d'un flux d'approbation formalisé
* Suivi de la confirmation de commande fournisseur
* Date de livraison renseignée dans le système
* Intégration des coûts de transport lié à la commande
* Possibilité de prendre en photo chaque colis reçu
* Possibilité de discuter directement avec le fournisseur en cas de non-conformité

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet sont les suivantes :

* La nécessité de scanner les documents avec la pièce pour assurer la traçabilité
* La nécessité de prendre en compte les différents plannings (fournisseur, transport, etc.)
* La nécessité de renseigner le numéro de projet obligatoire sur le devis pour lier la commande au projet

Les fonctionnalités souhaitées dans le système (actuellement inexistantes) sont les suivantes :

* Suivi de la confirmation de commande fournisseur
* Date de livraison renseignée dans le système
* Intégration des coûts de transport lié à la commande
* Possibilité de prendre en photo chaque colis reçu
* Possibilité de discuter directement avec le fournisseur en cas de non-conformité

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

**Principales règles de gestion**

- La pièce ne peut être marquée "réceptionnée" que **après validation qualité (incoming inspection)**. - Toute pièce ALM DES doit être étiquetée avec : numéro de projet, référence article, et numéro de série unique généré par le système. - Les pièces standards (STC, COT) sont stockées dans le "stock général", tandis que les pièces projet vont dans un emplacement dédié au projet. - La sur-réception (ex. 5 pièces reçues pour un besoin de 2) génère automatiquement un surplus affecté au stock projet ou général selon la codification. - Chaque colis reçu est pris en photo et scanné avec la pièce pour assurer la traçabilité.

4.4. Documents et statistiques

**Processus : Traitement d'une livraison directe**

**Documents à imprimer**

* Fiche de réception de stock (Warehouse Receipt)
* Document de contrôle qualité (avec photos et rattachement à la commande)
* Facture (une fois la non-conformité résolue)

**États et statistiques métiers attendus**

* Suivi des livraisons en cours et des commandes en attente
* Statistiques de réception de stock (quantité, valeur, etc.)
* Nombre de pièces non conformes et état de résolution
* Suivi des coûts de transport liés aux commandes
* Statistiques de facturation (valeur, nombre de factures, etc.)

**Informations à renseigner dans le système**

* Date de livraison renseignée dans le système
* Intégration des coûts de transport liés à la commande
* Suivi de la confirmation de commande fournisseur
* Rattachement des photos de réception de stock à la commande
* Création d'un document de contrôle qualité avec rattachement de photos
* Tracking lot et série pour les pièces reçues

**Informations à renseigner sur les lignes de commande**

* Quantité
* Rattachement à la commande
* Numéro de projet et tâches projet pour permettre la consommation sur le projet

4.5. Volume des données

**Processus : Traitement d'une livraison directe**

**4.5. Volume des données**

* **Fiches articles** : [INFORMATION MANQUANTE]
* **Commandes** :
+ Nombre de commandes par jour : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de commandes par semaine : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de commandes par mois : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de commandes par an : [INFORMATION MANQUANTE]
* **Livraisons** :
+ Nombre de livraisons par jour : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de livraisons par semaine : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de livraisons par mois : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de livraisons par an : [INFORMATION MANQUANTE]
* **Documents de réception** :
+ Nombre de documents de réception par jour : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de documents de réception par semaine : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de documents de réception par mois : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de documents de réception par an : [INFORMATION MANQUANTE]
* **Certificats** :
+ Nombre de certificats par jour : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de certificats par semaine : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de certificats par mois : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de certificats par an : [INFORMATION MANQUANTE]
* **Non-conformités** :
+ Nombre de non-conformités par jour : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de non-conformités par semaine : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de non-conformités par mois : [INFORMATION MANQUANTE]
+ Nombre de non-conformités par an : [INFORMATION MANQUANTE]

4.6. Écarts critiques et interfaces

## Analyse des Écarts Critiques

Voici les 5 écarts les plus critiques qui ne seront pas couverts par une solution ERP standard et qui nécessiteront un développement spécifique ou une attention particulière :

**1. Processus de réception des pièces amélioré**

* Titre : "Réception de pièces avec suivi clair et possibilité de Non Conformité (NC)"
* Description : La réception des pièces est un processus à revoir, avec difficulté à savoir où est le colis, puis processus de "incoming" : contrôle et réception de la livraison (avec photos du colis non ouvert, puis colis ouvert avec les pièces). Il est nécessaire de créer un processus de réception amélioré avec un suivi clair et possibilité d'ouverture de Non Conformité (NC) et de traitement avec le fournisseur. * Recommandation : Implémenter un module de gestion de la réception des pièces avec des étapes claires, des contrôles qualité et possibilité de créer des Non Conformité (NC) pour les pièces reçues. **2. Gestion des certificats par la Qualité Contrôle**

* Titre : "Gestion des certificats par la Qualité Contrôle"
* Description : Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle, mais il n'y a pas nécessairement besoin d'avoir les certificats pour toutes les pièces, cela dépend du projet (si pièce de vol ou non). Il est nécessaire de gérer les certificats par la Qualité Contrôle, mais pas nécessairement pour toutes les pièces, en fonction du projet. * Recommandation : Implémenter un module de gestion des certificats qui permet de gérer les certificats en fonction du projet et de la pièce. **3. Chaîne d'approbation pour les petites commandes**

* Titre : "Amélioration de la chaîne d'approbation pour les petites commandes"
* Description : Les petites commandes ont une chaîne d'approbation avec un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. Il est nécessaire d'améliorer la chaîne d'approbation pour les petites commandes, avec un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. * Recommandation : Implémenter un module de gestion de la chaîne d'approbation pour les petites commandes avec un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. **4. Processus de demande d'offre (Purchase quote)**

* Titre : "Création d'un processus de demande d'offre (Purchase quote)"
* Description : La "Purchase quote" (demande d'offre) est possible, avec possibilité de rentrer les offres fournisseurs, en rentrant le n° de projet (pour pouvoir assurer le lien avec la commande et projet). Il est nécessaire de créer un processus de demande d'offre (Purchase quote) pour les fournisseurs, avec possibilité de rentrer les offres fournisseurs et de lier les devis au projet. * Recommandation : Implémenter un module de gestion de la demande d'offre (Purchase quote) qui permet de créer des demandes d'offre pour les fournisseurs, de rentrer les offres fournisseurs et de lier les devis au projet. **5. Gestion des projets avec des Work-Packages**

* Titre : "Gestion des projets avec des Work-Packages"
* Description : Les informations du projet sont disponibles, y compris WP (gestion des coûts dans le projet). Il est nécessaire de créer un processus de gestion des projets avec des Work-Packages, dates, quantités et budget. * Recommandation : Implémenter un module de gestion des projets avec des Work-Packages, dates, quantités et budget, qui permet de gérer les projets de manière efficace et précise.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).